Giíi thiÖu PowerPoint:
Microsoft Powerpoint tÝch hîp trong bé Office là mét phÇn mÒm th«ng dông nhÊt hiÖn nay cho viÖc thuyÕt tr×nh. Mét c«ng cô dïng ®Ó tr×nh bÇy nh÷ng ý tëng, tãm t¾t nh÷ng c«ng tr×nh nghiªn cøu, dù ¸n thiÕt kÕ, ®å ¸n tèt nghiÖp, néi dung bµi tËp lín, qu¶ng c¸o, v¨n b¶n, b¶ng tÝnh, biÓu ®å giíi thiÖu c¸c s¶n phÈm cã h×nh ¶nh, ©m thanh trong nh÷ng cuéc héi th¶o, hoÆc tríc ®¸m ®«ng…
PowerPoint lµ mét tÖp tr×nh diÔn ®îc s¾p theo mét thø tù, chøa néi dung th«ng tin b¹n muèn tr×nh bµy theo tõng giai ®o¹n ph¸t triÓn cña c«ng viÖc vµ ý tëng, nã bao gåm: C¸c b¶n tr×nh diÔn (Slides), vÝ dô nh: Slide1, Slide2, Slide n… (h×nh 1), mçi Slide chøa ®ùng mét hoÆc nhiÒu ý tëng cña c«ng viÖc muèn tr×nh bÇy, tËp hîp toµn bé Slides nã lµ c¶ c«ng tr×nh nghiªn cøu, bµi gi¶ng, thuyÕt tr×nh.
ViÖc x©y dùng mét tÖp tr×nh diÔn ®îc kh¸i qu¸t nh sau:
1. X©y dùng ý tëng: X¸c ®Þnh c¸c néi dung sÏ tr×nh bµy, tõ ®ã sÏ x¸c ®Þnh cÊu tróc cña tÖp tr×nh diÔn, cÇn bao nhiªu slides, néi dung mçi Slide, nÒn, mÉu nµo phï hîp slides.
2. X©y dùng néi dung c¸c slide ®ã.
3. KiÓm tra l¹i tõng Slides vµ toµn bé ý tëng trªn cÊu tróc cña tÖp tr×nh diÔn (Slides)..
C¸c bíc ®Ó t¹o tÖp tr×nh diÔn:
Khëi ®éng Powepoint:
BÊm tr¸i chuét vµo”Start” cña Windows sau ®ã di chuyÓn con trá vµo: Start | Programs | Microsoft Powerpoint. Nh¸y kÐp chuét lªn biÓu tîng Powerpoint trªn thanh c«ng cô, hoÆc trªn mµn h×nh nÒn cña Windows, hép tho¹i ®Çu tiªn Powerpoint xuÊt hiÖn, cho phÐp lµm viÖc:
- AutoContent wizard: Gióp t¹o mét tÖp tr×nh diÔn theo nh÷ng mÉu cho tríc víi néi dung, mét chñ ®Ò tuú chän.
- Design Template: §Ó t¹o míi mét tÖp tr×nh diÔn sö dông mét mÉu ®Þnh d¹ng s½n ®· cã trong th viÖn Powerpoint
- Blank Presentation: (T¹o míi mét tr×nh diÔn)
- Ofen an exting presentation: §Ó më mét tÖp tr×nh diÔn ®· cã tríc trªn m¸y.
T¹o mét tr×nh diÔn:
B»ng c¸ch chän môc hép tho¹i Blank Presentation, hép tho¹i New slide xuÊt hiÖn, cho phÐp chän b¶n tr×nh diÔn (Slide)h×nh 2:
Danh s¸ch Choose an AutoLayout: Chän c¸c lo¹i bè côc Slide theo ý tëng cña bµi thuyÕt tr×nh. Dïng chuét chän mét mÉu råi nhÊp OK ®Ó tiÕp tôc. Mµn h×nh Powerpoint xuÊt hiÖn:
Slide cÇn chän hiÖn lªn theo bè côc ®îc lùa chän ta ®a tÝt vµ néi dung cÇn thiÕt ®Ó tr×nh diÔn vµo (h×nh 3)
- B¶n tr×nh diÔn (slide): Lµ n¬i chÕ b¶n néi dung c¸c b¶n tr×nh diÔn. Mçi tÖp tr×nh diÔn (Presentation) cã thÓ bao gåm nhiÒu b¶n tr×nh diÔn (Slide). T¹i mçi thêi ®iÓm, mµn h×nh chØ cã thÓ hiÓn thÞ ®îc 1 b¶n tr×nh diÔn ®Ó thiÕt kÕ, ta cã thÓ sö dông c¸c c«ng cô chÕ b¶n (nh sö dông trong Word) ®Ó ®a th«ng tin lªn c¸c Slides
Danh s¸ch c¸c Slide ®· t¹o ®îc: cho phÐp ®Þnh vÞ nhanh ®Õn mét Slide nµo ®ã chØ b»ng c¸ch nhÊn chuét. Trong khi ®ang lµm viÖc víi Powerpoint ta còng cã thÓ sö dông mét trong c¸c c¸ch sau ®©y ®Ó t¹o míi mét tÖp tr×nh diÔn: nh më môc chän File | New.. hoÆc nhÊn nót New trªn thanh c«ng cô Standard, hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + N.
TiÕp theo, thùc hiÖn x©y dùng néi dung cho Slide míi: H·y gâ th«ng tin vµo tiªu ®Ò cña slide, hoÆc copy h×nh vµo Slide theo thiÕt kÕ cña bµi. Muèn chuyÓn ®Õn slide tiÕp theo trong khi tr×nh diÔn, ta nhÊn tr¸i chuét hoÆc nhÊn phÝm Enter; muèn tho¸t khái mµn h×nh tr×nh diÔn, ®Ó trë vÒ mµn h×nh thiÕt kÕ bÊm phÝm ESC.
Ghi tÖp tr×nh diÔn lªn ®Üa (hoÆc USB):
§Ó ghi tÖp tr×nh diÔn ®ang lµm viÖc lªn ®Üa, cã thÓ chän mét trong c¸c c¸ch sau: - Më môc chän File | Save..; hoÆc - NhÊn nót Save trªn thanh c«ng cô Standard, hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl + S. SÏ cã hai kh¶ n¨ng x¶y ra: NÕu ®©y lµ tµi liÖu míi, hép tho¹i Save As xuÊt hiÖn, cho phÐp ghi tµi liÖu nµy bëi mét tÖp tin míi, gâ tªn tÖp tin vµo ®Êy, gâ tªn tÖp tin vµo môc File name: råi nhÊn nót Save ®Ó kÕt thóc viÖc ghi tÖp tr×nh diÔn. NÕu tµi liÖu ®· ®ùîc ghi vµo mét tÖp råi, khi ra lÖnh ghi d÷ liÖu, tÊt c¶ nh÷ng sù thay ®æi trªn tµi liÖu sÏ ®ùîc ghi l¹i lªn ®Üa. Ta nªn thùc hiÖn thao t¸c ghi tµi liÖu thõ¬ng xuyªn trong khi lµm viÖc, ®Ó tr¸nh mÊt d÷ liÖu khi gÆp c¸c sù cè mÊt ®iÖn, hay nh÷ng trôc trÆc cña m¸y tÝnh.
Më mét tÖp tr×nh diÔn ®· cã s½n trªn ®Üa, ta lµm theo mét trong c¸c c¸ch sau ®©y:
- Më môc chän File | Open.. hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Ctrl+O. hép tho¹i Open xuÊt hiÖn, chän tÖp tr×nh diÔn cÇn më, sau ®ã t×m ®Õn th môc n¬i chøa tÖp tr×nh diÔn cÇn më, chän tÖp cuèi cïng nhÊn nót ®Ó thùc hiÖn më tÖp. .
Muèn tho¸t khái m«i trêng Powerpoint: Më môc chän File | Exit; hoÆc, nhÊn nót Close trªn tiªu ®Ò cöa sæ Powerpoint, hoÆc nhÊn tæ hîp phÝm t¾t Alt + F4.
Mét sè kinh nghiÖm sö dông Powerpoint: Gióp so¹n th¶o mét bài thuyÕt tr×nh hÊp dÉn, g©y Ên tîng, hay ®Ó øng phã víi nh÷ng t×nh huèng bÊt ngê trong khi thuyÕt tr×nh:
- Chän màu cho d¬ng b¶n (Slide):
ViÖc chän màu s¨c d¬ng b¶n rÊt quan träng. Màu s¾c lße loÑt sÏ g©y khã chÞu cho ngêi xem. nªn chän mét màu ®¬n, võa kh«ng chãi m¾t l¹i võa làm næi bËt màu ch÷.
§Ó chän mµu, më ch¬ng tr×nh Powerpoint, nhÊn chuét ph¶i vào Slide và chän Background. Hép tho¹i Background më ra, nhÊn vào mòi tªn sæ xuèng, chän Fill Effects. hép tho¹i Fill Effects më ra, ë thÎ Gradient ®¸nh dÊu chän One Color, råi nhÊn mòi tªn sæ xuèng bªn c¹nh, chän More Color, hép tho¹i Colors xuÊt hiÖn, chän tiÕp thÎ Custom và chän c¸c th«ng sè sau, Color model: RGB, Red: 0, Blue: 0, Green: 155, råi nhÊn OK ®Ó trë vÒ hép tho¹i Fill Effects. T¹i hép tho¹i này, ta ®¸nh dÊu vµo môc From title ë díi cïng, råi chän kiÓu trung t©m s¸ng ngo¹i vi tèi ë môc Variants bªn c¹nh, xong nhÊn OK vµ Apply. §ã lµ mµu cho (Slide), víi c¸c Slide tiÕp theo muèn lµm gièng nh b¶n ®Çu tiªn th× nhÊn chuét ph¶i vµo Slide1 n»m ë cét däc bªn tr¸i thÎ (thÎ Slide) chän New Slide hay vào menu Insert > Duplicate Slide.
Chän màu và kÝch cì cho Font ch÷:
Chän font ch÷ là mét trong c¸c font sau: Arial, Vni-Helve, Vni-Times, màu tr¾ng, vàng, xanh l¸ c©y, cam (nÕu chän màu Slide nh trªn), kÝch cì trong giíi h¹n tõ 20-44 pt, kh«ng nªn chän kÝch cì díi 20 pt v× ch÷ sÏ nhá khi nh×n tõ xa (trõ khi tr×nh bày b»ng sè liÖu th× cã thÓ chän cì thÊp nhÊt là 20
pt).
T¹o hiÖu øng cho Slide:
ViÖc t¹o hiÖu ng cho Slide sÏ làm t¨ng tÝnh hÊp dÉn l«i cuèn ngêi xem, nhng chØ nªn ¸p dông cho c¸c buæi tr×nh chiÕu qu¶ng c¸o s¶n phÈm hay tiÕp thÞ. Cßn víi buæi tr×nh luËn v¨n tèt nghiªp thêi gian thêng chØ cã 20 phót, trong thêi gian này b¹n chØ cã thÓ sö dông tèi ®a 30-40.
Slides, Slide tr×nh bày kho¶ng 30-45 gi©y, v× vËy nÕu t¹o nhiÒu hiÖu øng th× sÏ làm mÊt thêi gian v« Ých. Do vËy chØ nªn sö dông 2 ®Õn 3 hiÖu øng, bao gåm 1 hiÖu øng chuyÓn trang và 2 hiÖu øng cho ch÷.
§Ó t¹o hiÖu øng cho ch÷, nhÊn chuét ph¶i vµo khung chøa ch÷, chän Custom Amination. Cöa sæ Add Efect..xuÊt hiÖn ë bªn ph¶i, nhÊn vµo nót AddEffect ®Ó chän hiÖu øng, vÝ dô nh Fly in (bay), Spin (quay trßn), Grow/Shrink (phãng to/thu nhá), Diamond(lÊp l¸nh)...kinh nghiÖm cho thÊy hiÖu øng Random Bars thêng ®îc sö dông. NÕu muèn ¸p dông mét kiÓu hiÖu øng cho toµn bé néi Slide th× vµo menu Slide Show/Amination Schemes. Cöa sæ Apply to selected Slide xuÊt hiÖn bªn ph¶i, ta chØ cÇn nhÊn chän hiÖu øng råi vµo Slide Show/view Show xem thö.
§Ó t¹o hiÖu øng chuyÓn trang, ta vào Slide Show->Transition. Cöa sæ Slide Transition xuÊt hiÖn ë bªn ph¶i, nhÊn chän hiÖu øng råi vào Slide Show->View Show xem thö. HiÖu øng Strips Right-Down thêng ®îc dïng nhÊt.
Cuèi cïng lµ Slide c¶m ¬n. §©y là slide cuèi cïng, kh«ng kÐm phÇn quan träng. Bªn c¹nh lêi c¶m ¬n, ta nªn chän h×nh ¶nh sao cho ®Ñp m¾t,vµ hîp lý.
Xö lý t×nh huèng trong khi tr×nh chiÕu:
Trong khi tr×nh bµy kh«ng tr¸nh khái cã ý kiÕn muèn xem l¹i mét Slide nµo ®ã hoÆc yªu cÇu thuyÕt minh l¹i mét ®iÓm nµo ®ã. Víi nh÷ng tinh huèng nµy ta nªn sö dông phÝm t¾t ®Ó gi¶i quyÕt t×nh huèng:
* Ctrl-P: lÊy c©y bót mµu ra, dïng chuét vÏ mét ®êng g¹ch ®Ýt hay khoang trßn nh÷ng ®iÓm quan träng.
* NhÊn phÝm E: xo¸ ®êng g¹ch díi hay khoanh trßn.
* NhÊn phÝm Esc: cÊt c©y but ch× ®i
* NhÊn phÝm = (dÊu b»ng): hiÓn thÞ hay che dÊu chuét.
* NhÊn phÝm B/W: chuyÓn mÇu (®en/tr¾ng) khi ®Õn giê gi¶i lao, nhÊn l¹i phÝm nµy ®Ó trë l¹i b×nh thêng.
* Page Up hay mòi tªn lªn: quay l¹i d¬ng b¶n tríc( Slide) tríc.
* Page Down hay Enter hay mòi tªn xuèng: §Õn Slide tiÕp theo, nhÊn sè trang råi nhÊn Enter (®Õn Slide theo sè trang)
Van Thanh
(Theo thnh)