Giải pháp quản lý công việc điện tử VTICK

 

Lịch bảng, thời khóa biểu, sổ tay công việc, giấy ghi chú, note trên máy tính... tất cả các công cụ này đều đã rất quen thuộc và gắn bó với mỗi chúng ta từ ngày cắp sách đến trường đến khi đi làm, kèm theo lời khuyên “Hãy ghi chép và lập kế hoạch cho mọi công việc cần làm”. Trong cuộc sống hiện đại ngày nay, việc ghi nhớ và quản lý các công việc hàng ngày quả không dễ dàng bởi khối lượng công việc là khá lớn. Thay vì mang theo một quyển sổ tay bên mình, nhiều người đã làm quen với 1 số các công cụ tạo lịch cá nhân trên máy tính hoặc điện thoại cá nhân để ghi chú và lập danh sách kế hoạch, công việc của mình. Vtick là một giải pháp quản lý công việc điện tử có thể giúp chúng ta (cá nhân và tổ chức) quản lý tốt các công việc, lịch làm việc của mình

 

Vtick - Công cụ quản lý kế hoạch công việc điện tử hiệu quả

Vtick là 1 phần mềm ứng dụng, cho phép người sử dụng lên danh sách các mục tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ cá nhân, sự kiện tham gia, ghi chú các công việc cần thực hiện... công cụ này có thể được cài đặt sử dụng trên các thiết bị điện thoại, dữ liệu được đồng bộ hóa với hệ thống web trực tuyến, giúp người sử dụng luôn trong tình trạng sẵn có các ghi chú, nhắc nhở công việc cần thực hiện. Với Vtick, mọi kế hoạch công việc của bạn sẽ được quản lý và nhắc nhở hiệu quả, kịp thời.

Đối với người dùng cá nhân, có thể sử dụng Vtick để tự lên danh sách: Danh sách việc cá nhân cần thực hiện; Các sinh nhật, sự kiện tham gia cùng bạn bè người thân; Thời khóa biểu, lịch học thêm...; Các ngày lễ, sự kiện trong năm (hệ thống sẽ tự động nhắc nhở và gợi ý theo các ngày lễ, sự kiện của người Việt).

Đặc biệt của hệ thống là khả năng cộng tác và chia sẻ với bạn bè, có thể cùng tham gia để phối hợp giải quyết 1 mục tiêu, công việc/dự án nào đó do cá nhân đề xuất/tổ chức thông qua công cụ làm việc nhóm, giao việc và thảo luận.

Với tổ chức và doanh nghiệp, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý đang là một xu thế cạnh tranh giữa các cơ quan, doanh nghiệp; bởi hiệu quả mang lại từ phần mềm với hoạt đông của đơn vị. Quản lý công việc trong cơ quan, tổ chức là một trong những nhiệm vụ quyết định hiệu quả và chất lượng hoạt động. Để thực hiện tốt vấn đề này, cần có 1 công cụ đáp ứng các yêu cầu về lập kế hoạch công việc, giao việc, quản lý giám sát hoạt động giải quyết công việc của từng nhân viên trong đơn vị.

Tại Việt Nam, đa phần các cơ quan, doanh nghiệp đều đang sử dụng Excel để quản lý các thông tin công việc và dự án. Tuy nhiên, khi quản lý cùng 1 lúc nhiều dự án với nhiều người cùng tham gia, hoặc theo giõi, giám sát và giao việc thì cả 2 công cụ trên đều bộc lộ nhiều nhược điểm chưa đáp ứng được nhu cầu quản lý. Vấn đề cần giải quyết của bài toán đó là làm sao để xử lý nhanh, đảm bảo tính chính xác, thông tin công việc được lưu trữ một cách an toàn, khoa học, dễ dàng tra cứu, tổng hợp, thống kê và báo cáo lại thực sự nan giải nếu quá trình này được xử lý theo dạng thủ công như trước đây. Người quản lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình giao việc, kiểm tra, đốc thúc cũng như kiểm soát các công việc của nhân viên.

Ứng dụng giải pháp “Quản lý công việc” của Vtick sẽ mang lại nhiều lợi ích và đặc biệt giúp tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức lên so với hình thức quản lý truyền thống hiện tại.

2. Một số lợi ích cho người dùng Vtick

Đối với tổ chức/doanh nghiệp: Việc sử dụng giải pháp Vtick sẽ giúp đơn vị xây dựng được môi trường chia sẽ lịch làm việc điện tử số hoá tiện lợi, đồng thời cung cấp công cụ để từng cán bộ công nhân viên có thể tự lập kế hoạch công việc, quản lý thời gian và tự chủ phát huy sáng tạo, cải tiến công việc.

Với việc thiết lập được giải pháp quản lý công việc điện tử tiên tiến sẽ giúp tổ chức tự động hoá các quá trình giao – nhận công việc, phân công công việc và tin học hoá được công tác quản trị văn phòng; qua đó giảm chi phí lưu trữ, tìm kiếm và xử lý công việc; Giảm được các cuộc họp giao ban, họp báo cáo...; Nâng cao hiệu quả công việc, thúc đẩy năng lực sản xuất; và Giảm chi phí điều hành của doanh nghiệp.

Với công cụ Vtick trong tay người quản lý có thể quản lý nhân viên tốt hơn, quản lý thời gian - Tổ chức công việc hiệu quả. Thông qua việc có thể xem và kiểm tra được các danh sách công việc của các nhân viên bất kì lúc nào, bất cứ ở đâu, người quản lý có thể chủ động quản lý được tiến trình và tiến độ thực hiện công việc. Đặc biệt, Vtick còn cung cấp môi trường lý tưởng để trao đổi công việc dễ dàng giữa người quản lý với nhân viên cũng như giữa các nhân viên với nhau; qua đó người quản lý có thể nhanh chóng đánh giá được tốt hiệu quả làm việc của từng nhân viên để có phương án đôn đốc kịp thời và đặc biệt là có cơ sở, căn cứ để chỉnh đốn nhân viên một cách hiệu quả.

Ứng dụng giải pháp quản lý công việc điện tử Vtick, nhân viên trong tổ chức có thể nhanh chóng nắm bắt được công việc mình phải làm gì, ai giao, khi nào hoàn thành; từ đó có kế hoạch sắp xếp công việc khoa học, quản lý thời gian hiệu quả và tự xác định mục tiêu hàng ngày làm việc của mình để có thể phát huy hết khả năng thế mạnh của mình trong tổ chức.

3. Ứng dụng VTICK trong việc lập kế hoạch và quản lý công việc

- Tạo danh sách công việc: Ứng dụng vtick mỗi thành viên có thể tự tạo các việc cần thực hiện cho mình và cập nhật các thông tin chi tiết về công việc gồm: ngày thực hiện, hạn thực hiện, ghi chú...

- Tạo danh sách việc con: Vtick cung cấp chức năng giúp chia nhỏ việc lớn ra thành từng việc con cần thực hiện, qua đó bám sát và không bỏ sót quy trình các việc con cần thực hiện để hoàn thành việc lớn.

- Đính kèm file vào công việc: Vtick cho phép người sử dụng đính kèm các hình ảnh, tài liệu ở nhiều loại định dạng khác nhau vào từng việc cần giải quyết.

- Chức năng giao việc: Vtick cho phép người dùng có thể gán người phụ trách cho thành viên trong nhóm làm việc để cùng cộng tác giải quyết công việc. Người giao việc sẽ giám sát công việc này và nhận thông báo cập nhật về tình hình công việc

- Trao đổi, thảo luận: Ứng dụng Vtick mỗi thành viên tham gia cùng cộng tác thực hiện công việc có thể chia sẻ ý tưởng, trao đổi, thảo luận trong chi tiết mỗi việc cho đến khi hoàn thành công việc. Người giao việc cũng có thể đánh giá và góp ý công việc qua chức năng này.

- Nhắc việc: Vtick giúp người dùng có thể thiết lập ngày, giờ cụ thể thông báo nhắc việc, nhắc nhở được thực hiện qua thông báo bằng Email, SMS, hoặc có thể là nhạc chuông khi sử dụng trên thiết bị điện thoại smartphone.

- Lịch làm việc: Vtick cho phép người dùng tạo và theo dõi công việc dưới dạng lịch tháng, lịch tuần, hoặc trong ngày. Người dùng cũng có thể tạo nhiều lịch, nối kêt với lịch của người khác trong dự án và thậm chí chia sẻ lịch của bạn với người khác trong tổ chức của bạn.

- Quản lý nhóm công việc, dự án hoặc mục tiêu: Vtick cung cấp công cụ hỗ trợ người dùng phân loại và sắp xếp nhiều công việc vào thành một nhóm việc. Chức năng này cũng được sử dụng để quản lý dự án. Dự án được định nghĩa bao gồm nhiều công việc khác nhau và được thực hiện bởi nhiều nhóm thành viên khác nhau, tổ chức phân quyền thực hiện công việc cho từng nhóm người tham gia. Kiểm tra, đánh giá tiến độ các công việc trong dự án một cách nhanh chóng, dễ dàng.

- Quản lý nhóm thành viên: Chức năng này của Vtick giúp hỗ trợ các thành viên cộng tác làm việc có thể quan sát, lọc, phân loại, giao việc lẫn nhau. Đối với doanh nghiệp, tổ chức, lãnh đạo có thể sử dụng chức năng này để quản lý nhân viên, theo dõi, giám sát quá trình thực hiện công việc, đánh giá nhân viên.

- Triển khai theo mô hình điện toán đám mây, hoạt động trên môi trường di động: Một trong những tính năng nổi chội của giái pháp Vtick là nó được thiết kế chạy trên môi trường web và các thiết bị di động đầu cuối như mobile, và máy tính bảng. VTICK được triển khai theo mô hình điện toán đám mây, qua đó mọi dữ liệu và thông tin được quản lý lưu giữ an toàn bảo mật trên hệ thống máy chủ tập trung. Bên cạnh đó, người sử dụng có thể tải về bản cài đặt trên máy điện thoại, máy tính bảng sử dụng hệ điều hành IOS hoặc Android. Dữ liệu được lưu riêng trên máy và đồng bộ lên server ngay khi có kết nối internet. Đảm bảo duy trì dữ liệu và thông tin về công việc mới nhất.

Điểm đặc biệt của phiên bản mobile là khả năng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các nền tảng và thiết bị. Người sử dụng sẽ không cần phải ngồi trên máy tính và online mới có thể quản lý và theo dõi công việc, thay vào đó, toàn bộ dữ liệu về công việc/nhiệm vụ, quản lý nhân viên, giao việc có thể được thực hiện ngay trên máy điện thoại smartphone hoặc Ipad, dữ liệu sẽ được lưu trên điện thoại và đồng bộ trở lại lên hệ thống web ngay khi có kết nối Internet hoặc 3G. Hơn thế nữa, sử dụng VTICK trên thiết bị điện thoại cũng sẽ giúp khách hàng được cảnh báo, nhắc nhở tốt hơn như 1 đồng hồ báo thức (alarm clock) mỗi khi có việc/nhiệm vụ đến thời điểm nhắc nhở hoặc quá Deadline thực hiện.

(Cnth theo Tạp chí thnh)