Trong bối cảnh toàn cầu hóa và Cách mạng công nghiệp 4.0 lan tỏa mạnh mẽ, chuyển đổi số đã trở thành động lực tất yếu của ngành Ngân hàng - trụ cột của hệ thống tài chính và nền kinh tế. Hòa cùng xu hướng đó, hoạt động thanh toán - một cấu phần trọng yếu, đang đòi hỏi đổi mới toàn diện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý, kiểm soát rủi ro và bảo đảm an toàn vận hành. Từ thực tiễn tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực 1, một giải pháp số hóa đã được triển khai và mang lại những hiệu quả thiết thực.
Yêu cầu đặt ra từ thực tiễn quản lý
Bám sát định hướng của Chính phủ về thúc đẩy đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số, đặc biệt theo tinh thần của Nghị quyết 57/NQ-TW và Nghị quyết 71/NQ-CP, ngành Ngân hàng đang từng bước đổi mới phương thức quản lý theo hướng hiện đại, lấy dữ liệu làm nền tảng và đẩy mạnh tự động hóa.
Trong bức tranh đó, thanh toán là lĩnh vực vận hành thường xuyên, liên tục, đòi hỏi độ chính xác cao và xử lý kịp thời. Mỗi sai sót nhỏ hoặc độ trễ trong xử lý đều có thể gây tác động dây chuyền, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của các tổ chức tín dụng và sự ổn định chung của hệ thống tài chính.
Tại Ngân hàng Nhà nước chi nhánh Khu vực 1, đơn vị đang quản lý hơn 150 tài khoản thanh toán của các tổ chức tín dụng và chi nhánh ngân hàng nước ngoài trên địa bàn Hà Nội, đồng thời theo dõi khối lượng lớn hồ sơ pháp lý liên quan đến mẫu dấu, chữ ký, ủy quyền và các biến động phát sinh trong quá trình hoạt động.
Khối lượng dữ liệu ngày càng gia tăng, cùng với yêu cầu quản lý chặt chẽ, chính xác và kịp thời, đòi hỏi đổi mới phương thức quản lý theo hướng chủ động, linh hoạt và ứng dụng công nghệ nhằm nâng cao hiệu quả và hạn chế rủi ro.
Trước đây, công tác quản lý chủ yếu thực hiện theo phương thức thủ công. Dữ liệu được lưu trữ phân tán dưới dạng hồ sơ giấy hoặc các tệp riêng lẻ, thiếu tính liên kết và chưa được tích hợp vào hệ thống tập trung. Việc tra cứu, kiểm tra, đối chiếu thông tin phụ thuộc nhiều vào thao tác của cán bộ, trong khi chưa có công cụ hỗ trợ cảnh báo tự động.
Vào các giai đoạn cao điểm, số lượng giao dịch nộp, rút tiền mặt và chuyển khoản có thể lên tới gần 200 lượt mỗi ngày trong khi chỉ có 1 đến 2 cán bộ xử lý. Áp lực lớn về khối lượng công việc, yêu cầu xử lý kịp thời làm gia tăng nguy cơ sai sót trong quá trình tác nghiệp.
Thực tế đã ghi nhận nhiều giao dịch bị từ chối do chữ ký hết hiệu lực hoặc thông tin chưa được cập nhật kịp thời, ảnh hưởng trực tiếp đến công tác điều tiết tiền mặt của các tổ chức tín dụng, đặc biệt vào các dịp lễ, Tết.
Giải pháp từ thực tiễn: Tự động hóa và cảnh báo thông minh
Từ những vướng mắc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Phòng Kế toán – Thanh toán đã chủ động nghiên cứu và triển khai sáng kiến “Từ cảnh báo thông minh đến số hóa hồ sơ - Giải pháp chuyển đổi số trong nghiệp vụ thanh toán tại NHNN Khu vực 1”.
Ở giai đoạn đầu, giải pháp tập trung chuẩn hóa dữ liệu và thiết lập cơ chế cảnh báo thông minh dựa trên các công cụ sẵn có như Excel và Outlook. Theo đó, hệ thống áp dụng hiển thị trực quan để nhận diện các trường hợp sắp hết hạn hoặc đã hết hạn. Đồng thời, thông qua tích hợp VBA, quá trình rà soát được tự động hóa, kết hợp hiển thị email cảnh báo giúp cán bộ kịp thời xử lý.
Quy trình được thiết kế đơn giản, dễ vận hành. Chỉ với một thao tác kiểm tra, toàn bộ quá trình rà soát và cảnh báo được thực hiện tự động, qua đó giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công và nâng cao tính chủ động trong quản lý.
Kết quả bước đầu cho thấy hiệu quả rõ rệt: Giảm 60-70% khối lượng rà soát thủ công; Rút ngắn khoảng 60% thời gian xử lý; Hạn chế đáng kể sai sót; Nâng cao hiệu quả phối hợp với các tổ chức tín dụng.
Nhờ cơ chế cảnh báo sớm, các đơn vị có thể chủ động cập nhật hồ sơ trước khi hết hiệu lực, hạn chế gián đoạn giao dịch. Đồng thời, nâng cao hiệu quả kiểm soát của cán bộ nghiệp vụ, góp phần bảo đảm an toàn thanh toán.
Điểm nổi bật của giải pháp là tận dụng hiệu quả hạ tầng sẵn có, không phát sinh chi phí đầu tư, đồng thời dễ triển khai và phù hợp với điều kiện thực tế của đơn vị. Chính tính linh hoạt và khả thi này đã nhận được nhiều đánh giá tích cực trong quá trình góp ý, hoàn thiện sáng kiến.
Hướng tới số hóa toàn diện, hình thành dữ liệu tập trung
Dựa trên kết quả đạt được, giải pháp tiếp tục định hướng phát triển theo hướng số hóa toàn diện, tiến tới xây dựng hệ thống dữ liệu tập trung phục vụ công tác quản lý.
Giải pháp được hình thành trên cơ sở tham khảo, tiếp thu có chọn lọc kinh nghiệm từ một số ngân hàng thương mại, đặc biệt trong việc tổ chức dữ liệu và tự động hóa quy trình nghiệp vụ. Điều này đã góp phần nâng cao tính khả thi và hiệu quả triển khai.
Sáng kiến đề xuất tích hợp các chức năng như tìm kiếm đa tiêu chí, phân loại dữ liệu tự động, cảnh báo theo thời gian thực và phân quyền truy cập theo từng cấp độ. Việc số hóa không chỉ giúp rút ngắn thời gian tra cứu mà còn tăng cường hiệu quả kiểm soát, góp phần hạn chế rủi ro trong hoạt động thanh toán.
Khi được triển khai đồng bộ, hệ thống có thể rút ngắn trên 90% thời gian tra cứu thông tin, nâng cao độ chính xác trong kiểm tra, đối chiếu và tăng cường năng lực giám sát. Đồng thời, việc duy trì song song dữ liệu điện tử và hồ sơ giấy sẽ bảo đảm tuân thủ quy định pháp lý, tạo nền tảng vững chắc cho lộ trình chuyển đổi số lâu dài.
Hiệu quả thiết thực, có thể nhân rộng toàn hệ thống
Thực tiễn cho thấy, sáng kiến không chỉ giúp giảm tải công việc cho cán bộ mà còn góp phần nâng cao chất lượng quản lý, tăng tính minh bạch và chủ động trong xử lý nghiệp vụ.
Với ưu điểm dễ triển khai, không yêu cầu đầu tư lớn, tận dụng hiệu quả hạ tầng sẵn có, giải pháp có tính khả thi cao và có thể áp dụng ngay trong thực tế. Đây là mô hình phù hợp để nghiên cứu, nhân rộng trong toàn hệ thống Ngân hàng Nhà nước, đặc biệt tại các đơn vị có đặc thù quản lý dữ liệu tương tự.
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc triển khai các giải pháp xuất phát từ thực tiễn, có hiệu quả rõ ràng và có thể đo lường như tại NHNN Khu vực 1 có ý nghĩa quan trọng trong việc hiện thực hóa mục tiêu hiện đại hóa ngành Ngân hàng.
Sáng kiến này không chỉ là một giải pháp kỹ thuật, mà còn là minh chứng sinh động cho tư duy đổi mới và cách làm sáng tạo trong quản lý, góp phần thúc đẩy chuyển đổi số ngành Ngân hàng theo hướng thực chất, hiệu quả và bền vững, đáp ứng yêu cầu phát triển trong giai đoạn mới.
NHNN khu vực 1