Là phần mềm ứng dụng trên môi trường Intranet, COS (Company Operation System) - Phần mềm quản lý và điều hành doanh nghiệp, cung cấp công cụ làm việc theo nhóm, phục vụ việc quản lý điều hành doanh nghiệp. (Hà Thành)
I. Hệ thống thông tin tác nghiệp
Lịch cá nhân: Sản phẩm COS giúp người sử dụng tổ chức trực quan thời gian thực hiện các công việc trong tuần, nhắc nhở về các sự kiện quan trọng, và cho phép mời các thành viên trong trong cơ quan cùng tham gia các buổi hội họp
Lịch tuần: Việc đăng ký trên COS giúp cho người sử dụng có thể tránh được việc trùng lắp về thời gian, địa điểm cũng như nhân sự tham gia buổi họp, phù hợp với quỹ thời gian cho phép của từng thành viên. Chương trình hỗ trợ đắc lực việc phê duyệt, tổng hợp lịch đã đăng ký để phát hành cho các đơn vị trong cơ quan
Giao ban: Sản phẩm COS hỗ trợ việc lập biên bản các kỳ giao ban, và lập danh sách theo dõi các thông báo, công việc được phổ biến trong buổi họp giao ban. Do đó, lãnh đạo của cơ quan doanh nghiệp có thể theo dõi được tiến trình và kết quả việc thực hiện các vấn đề then chốt trong hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan.
Quản lý công việc: Như một người trợ lý thông minh, COS cung cấp cho người sử dụng thống kê khối lượng công việc đã phân cho từng người, và theo dõi tiến độ thực hiện các công việc đó.
Trao đổi công việc: Các thành viên tham gia hệ thống COS có thể tạo ra các kênh trao đổi riêng ảo để bàn thảo phương án giải quyết cho từng công việc cụ thể.
Người sử dụng được cấp tài khoản lưu trữ hệ thống các tài liệu như: văn bản soạn thảo, hình ảnh... Hệ thống giúp người sử dụng có thể phân cấp quyền truy cập linh hoạt của từng thư mục, tập tin cho các thành viên khác một cách dễ dàng và trực quan
Bảng tin sẽ thông tin 2 chiều các tin tức quan trọng cần phổ biến. Các tin tức này sẽ xuất hiện ngay tại trang chủ của hệ thống COS.
Các thành viên tham gia vào mạng máy tính, có thể thảo luận mọi vấn đề liên quan trên diễn đàn chung này. Đồng thời, hệ thống sẽ cung cấp nhanh chóng thông tin tóm tắt của từng cá nhân trong cơ quan doanh nghiệp như: chức danh công việc, địa chỉ email, số điện thoại liên lạc...
II. Các chương trình quản lý hành chính
1. Quản lý Văn bản
Sổ văn bản điện tử: Hệ thống sổ điện tử của chương trình COS lưu trữ thông tin văn bản đi, đến và các văn bản nội bộ của cơ quan doanh nghiệp. Việc cập nhật thông tin văn bản được chương trình hỗ trợ mạnh giúp giảm thiểu thao tác của nhân viên văn thư.
Thông tin về văn bản được phân cấp quyền hạn chia sẻ linh hoạt cho các thành viên trong đơn vị.
Người sử dụng có thể tra cứu tìm kiếm các văn bản cần thiết khá nhanh chóng theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Tư liệu tham khảo: Thư viện điện tử lưu trữ toàn bộ các quy định, quy chế làm việc cũng như các biểu mẫu văn bản của đơn vị, là nền tảng chung cho các hoạt động hành chính.
Thông tin cá nhân: Việc quản lý nhân sự trong cơ quan doanh nghiệp là một công tác quan trọng. Chương trình cho phép cập nhật và quản lý thông tin về cá nhân, quan hệ gia đình, các tổ chức đoàn thể mà người lao động có tham gia.
Quá trình công tác: Chương trình cho biết các vị trí công việc mà người lao động đã tham gia từ thời điểm bắt đầu làm việc tại cơ quan doanh nghiệp. Các hình thức khen thưởng, kỷ luật đối với từng cá nhân có thể được lưu trữ đầy đủ cho việc tham khảo, đánh giá phẩm chất cá nhân, năng lực công tác sau này.
Quản lý tuyển dụng: Thông tin về quá trình tuyển dụng, kết quả tuyển dụng nhân viên được lưu trữ, kết hợp với các thông tin về quá trình công tác cho biết toàn bộ quá trình quản lý tuyển dụng và sử dụng lao động của cơ quan doanh nghiệp.
Báo cáo thống kê: Người quản lý có thể lập các bản báo cáo thống kê đa dạng phục vụ công tác quản lý nhân sự. Các tiêu chí và thứ tự của thông tin cần báo cáo hoàn toàn do người dùng xác lập nên việc thống kê hết sức linh động, đáp ứng được yêu cầu thực tế của các doanh nghiệp.
Thông tin đào tạo: Chương trình quản lý thông tin về các khóa đào tạo mà từng cá nhân tham gia, hoặc các chương trình huấn luyện do công ty tổ chức. Thông tin chi tiết về mỗi khóa đào tạo: thời gian đào tạo, nội dung, danh sách nhân viên tham gia... được tổ chức khá chi tiết và khoa học.
Kỹ năng kinh nghiệm: Chương trình cho phép người quản lý tổ chức hệ thống các thông tin về kỹ năng trong công việc, cập nhật kỹ năng kinh nghiệm của từng nhân viên theo thời gian. Bản thân các nhân viên của cơ quan, doanh ngghiệp cũng có thể điều chỉnh thông tin về các kỹ năng mới đạt được, và hỗ trợ việc kiểm tra xác nhận các thông tin này.
Quản lý các dự án: Người quản lý, lãnh đạo công ty có thể tra cứu, nắm bắt toàn bộ các dự án mà công ty đã và đang thực hiện, tình hình phân công, sử dụng nhân lực trong các dự án đó. Hơn nữa, người quản lý doanh nghiệp còn có thể biết được các dự án mà mỗi nhân viên đã tham gia và vai trò, kết quả thực hiện trong dự án đó.
Chức danh công việc: Chương trình cho phép người quản lý tùy biến xây dựng hệ thống các chức danh công việc đặc thù cho hoạt động của từng doanh nghiệp, các điều kiện về kỹ năng kinh nghiệm và kiến thức đối với mỗi chức danh cụ thể, và cho biết chức danh tương ứng với mỗi cá nhân trong cơ quan.
III. Hệ thống giao tiếp liên lạc
Webmail: Chương trình webmail hỗ trợ người sử dụng hệ thống COS có thể nhận, soạn thảo và gửi mail trên giao diện web. Chương trình này cho phép cấu hình truy xuất đến một hay nhiều server Mail mà người dùng có account sử dụng.
Quản lý Fax + Telex: Chương trình Quản lý Fax + Telex tiếp nhận các bản fax, telex đến và lưu trữ tập trung, giúp doanh nghiệp có thể tra cứu tham khảo sau này. Nhân viên hành chánh của doanh nghiệp có thể phân quyền truy xuất đối với các thông tin đến cũng như chuyển xử lý tới các cá nhân, đơn vị thích hợp. Việc soạn thảo và chuyển gửi thông tin đi cũng dễ dàng do thực hiện hoàn toàn trên giao diện web.
Quản lý danh sách đối tác: Chương trình lưu giữ các thông tin liên lạc của các đối tác, khách hàng của công ty phục vụ cho công tác đối ngoại của doanh nghiệp.
(Cnth theo thnh)