Để thống nhất trong việc quản lý, sử dụng, điều chuyển, thu hồi, cải tạo và xây dựng mới công sở của các cơ quan hành chính nhà nước, Ngày 25/9 Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã ký Quyết định số 213/2006/QĐ-TTg về việc ban hành Quy chế quản lý công sở các cơ quan hành chính nhà nước.
Theo Quy chế này, Cơ quan được giao trực tiếp quản lý sử dụng công sở có trách nhiệm lập hồ sơ quản lý công sở; bổ sung hồ sơ trong quá trình sử dụng; lưu giữ và gửi hồ sơ trích ngang công sở cho cơ quan quản lý nhà nước về công sở; bố trí sắp xếp chỗ làm việc hiệu quả và thuận lợi cho hoạt động của cán bộ, công chức, viên chức; xây dựng Quy chế nội bộ về quản lý sử dụng công sở của cơ quan; lập kế hoạch bảo trì, mua sắm các trang thiết bị làm việc cho cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức theo quy định; thực hiện chế độ báo cáo định kỳ 12 tháng 1 lần và báo cáo đột xuất theo yêu cầu của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên về công sở; kiểm tra, xử lý các vi phạm trong quản lý sử dụng công sở.
Việc bố trí sắp xếp nơi làm việc phải được tiến hành trên cơ sở công sở được giao; số lượng cán bộ, công chức, viên chức, đặc điểm hoạt động của đơn vị và theo các nguyên tắc: Nơi làm việc của các bộ phận chuyên môn phải được bố trí sắp xếp theo dây chuyền hợp lý, đảm bảo thuận tiện trong việc điều hành, phối hợp công tác; phòng làm việc phải đảm bảo đủ diện tích cho cán bộ, công chức, viên chức của đơn vị theo quy định; bộ phận công cộng, kỹ thuật và phục vụ phải được bố trí đảm bảo đủ điều kiện hoạt động và thực thi nhiệm vụ của cơ quan hành chính nhà nước; công sở phải có phòng tiếp dân và phòng tiếp khách riêng đủ tiêu chuẩn, phù hợp với yêu cầu công tác của các cơ quan theo chức năng, nhiệm vụ được giao.
Một số yêu cầu chính trong việc sử dụng công sở là việc sử dụng diện tích và trang thiết bị làm việc phải bảo đảm đúng tiêu chuẩn, định mức của từng chức danh, nghiệp vụ chuyên môn theo ngành, lĩnh vực công tác theo quy định; phòng tiếp dân và phòng tiếp khách phải có đủ diện tích và bàn ghế để phục vụ khách trong thời gian chờ đợi cũng như khi cán bộ, công chức gặp gỡ, làm việc và được bố trí ở vị trí thuận lợi cho việc tiếp đón và quản lý về trật tự, trị an; đồng thời, việc sử dụng công sở phải đúng công năng thiết kế, đúng mục đích, không được chiếm dụng hoặc sử dụng công sở vào các mục đích sản xuất kinh doanh, cho thuê, cho mượn, làm nhà ở...
Đối với công sở có diện tích làm việc dưới 70% so với tiêu chuẩn, định mức đã quy định, bị hư hỏng, xuống cấp về chất lượng không đảm bảo an toàn cho các hoạt động của cơ quan và công sở không phù hợp với công năng sử dụng thì mới được cải tạo lại. Trường hợp các cơ quan hành chính nhà nước do mới được thành lập, chia tách mà chưa có nơi làm việc hoặc thuộc diện phải cải tạo lại công sở nhưng không có điều kiện cải tạo thì mới được xây dựng mới công sở.
Công sở được đầu tư xây dựng mới phải bảo đảm chất lượng và đồng bộ các trang thiết bị đáp ứng yêu cầu hoạt động của cơ quan và phù hợp với quy hoạch xây dựng đô thị, điểm dân cư nông thôn. Khi xây dựng mới công sở cần tính đến việc xây dựng công sở liên cơ quan theo khối chức năng chuyên môn ở cấp tỉnh (các Sở, Ban, ngành) để tạo công trình có quy mô hiện đại, khang trang, tiết kiệm vốn đầu tư và đất xây dựng.
Thiết kế công sở các cơ quan hành chính nhà nước phải phù hợp với quy hoạch xây dựng, cảnh quan, điều kiện tự nhiên và các quy định về kiến trúc, dự án đầu tư xây dựng công trình đã được phê duyệt, phải phù hợp với yêu cầu của từng bước thiết kế, thoả mãn các yêu cầu về chức năng sử dụng, bảo đảm mỹ quan và giá thành hợp lý, đồng thời đảm bảo an toàn, phù hợp với quy chuẩn, tiêu chuẩn xây dựng do Bộ Xây dựng ban hành, quy định về phòng, chống cháy, nổ và các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật liên quan, bảo đảm cho người khuyết tật tiếp cận sử dụng.
Cũng trong Quy chế này có quy định tổ chức, thủ trưởng cơ quan được giao trực tiếp quản lý công sở, cá nhân vi phạm hoặc lợi dụng chức vụ, quyền hạn làm trái các quy định của Quy chế này thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính, xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
TTCB-08