Chuyển đổi số tại Ngân hàng Chính sách xã hội: Những bước đi đột phá từ thực tiễn cơ sở

Trong kỷ nguyên của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, tiến trình chuyển đổi số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với sự phát triển của các định chế tài chính. Trong kỷ nguyên của cuộc Cách mạng công nghiệp lần thứ tư, tiến trình chuyển đổi số không còn là một lựa chọn mà đã trở thành yêu cầu tất yếu đối với sự phát triển của các định chế tài chính.

Với Ngân hàng Chính sách xã hội (NHCSXH), việc ứng dụng công nghệ thông tin và đổi mới sáng tạo mang một ý nghĩa sâu sắc: đó là công cụ để hiện thực hóa mục tiêu tài chính toàn diện, đảm bảo các đối tượng yếu thế nhất cũng có thể tiếp cận được các dịch vụ ngân hàng hiện đại. Sự chuyển mình này diễn ra một cách đồng bộ từ cấp trung ương đến từng chi nhánh địa phương, với mục tiêu lấy người dân và hiệu quả phục vụ làm trung tâm. Tại các địa phương, những sáng kiến số không chỉ dừng lại ở việc hiện đại hóa quản trị nội bộ mà còn hướng trực tiếp tới việc phục vụ người dân tốt hơn.

Tối ưu hóa vận hành bằng quy trình ký duyệt “không giấy”

Tại chi nhánh NHCSXH tỉnh Đắk Lắk, một bước đi đột phá đã được thực hiện thông qua sáng kiến số hóa quy trình ký duyệt văn bản trên nền tảng OneDrive.

Trước khi áp dụng sáng kiến, công tác quản lý văn bản tại chi nhánh vẫn duy trì theo phương thức truyền thống với nhiều hạn chế cố hữu. Việc luân chuyển hồ sơ giấy không chỉ gây tốn kém chi phí in ấn, lưu trữ mà còn kéo dài thời gian xử lý. Trong nhiều trường hợp, việc theo dõi tiến độ của một văn bản đang nằm ở phòng ban nào, ai đang xử lý và trách nhiệm thuộc về ai là một thách thức đối với công tác điều hành.

Cán bộ NHCSXH hướng dẫn bà con sử dụng dịch vụ mobile banking

Sự ra đời của sáng kiến này gắn liền với chủ trương đẩy mạnh chuyển đổi số của tỉnh Đắk Lắk, nơi đang hướng tới mục tiêu trở thành địa phương dẫn đầu về công nghệ số tại khu vực Tây Nguyên. Việc hình thành thói quen làm việc trên môi trường số cho cán bộ, người lao động tại chi nhánh là một phần cấu thành quan trọng của phong trào “Bình dân học vụ số” trong nội bộ đơn vị.

Sáng kiến tập trung xây dựng một quy trình xử lý văn bản điện tử thống nhất, trong đó toàn bộ văn bản được tạo lập, lưu trữ và luân chuyển tập trung trên nền tảng OneDrive do đơn vị quản lý. Quy trình này được thiết kế dựa trên nguyên tắc phân cấp trách nhiệm rõ ràng, đảm bảo mọi khâu từ soạn thảo đến phê duyệt cuối cùng đều được kiểm soát chặt chẽ. Với giải pháp mới, toàn bộ văn bản được tạo lập, lưu trữ và luân chuyển tập trung. Những ưu điểm nổi bật bao gồm: (i) Phân cấp trách nhiệm rõ ràng: Quy trình được thiết kế từ khâu soạn thảo, kiểm tra đến phê duyệt cuối cùng, ghi nhận rõ thời gian và trạng thái thực hiện; (ii) Tích hợp chữ ký điện tử: Đảm bảo giá trị pháp lý và giúp lãnh đạo có thể phê duyệt văn bản mọi lúc, mọi nơi, ngay cả khi làm việc ngoài trụ sở; (iii) Tiết kiệm và bảo mật: Giảm đáng kể chi phí in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy, đồng thời tránh thất lạc tài liệu thông qua hệ thống phân quyền truy cập chặt chẽ.

Sáng kiến này không chỉ nâng cao hiệu quả điều hành mà còn hình thành thói quen làm việc trên môi trường số cho cán bộ, nhân viên tại đơn vị.

Điểm mạnh của việc sử dụng OneDrive là khả năng cộng tác thời gian thực. Nhiều người có thể cùng xem và chỉnh sửa một văn bản, đồng thời hệ thống tự động ghi lại lịch sử phiên bản (Version History). Điều này giúp loại bỏ tình trạng thất lạc các bản nháp hoặc nhầm lẫn giữa các phiên bản văn bản khác nhau, vốn là lỗi thường gặp trong phương thức quản lý truyền thống.

Một trong những ưu tiên hàng đầu của sáng kiến là việc tích hợp chữ ký điện tử hợp lệ theo quy định của pháp luật và ngành ngân hàng. Việc này không chỉ đảm bảo đầy đủ giá trị pháp lý cho các văn bản điện tử mà còn giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý khi lãnh đạo hoặc cán bộ làm việc ngoài trụ sở. Để bảo vệ dữ liệu, chi nhánh đã thiết lập hệ thống phân quyền truy cập chặt chẽ, chỉ những cá nhân có trách nhiệm mới được tiếp cận các thư mục văn bản tương ứng. Các thông tin về tài khoản người dùng, nhật ký ký duyệt và lịch sử xử lý văn bản đều thuộc danh mục bảo mật nghiêm ngặt để tránh nguy cơ rò rỉ dữ liệu.

Bản đồ số điểm giao dịch NHCSXH 

Song song với việc số hoá quy trình nội bộ của chi nhánh NHCSXH tỉnh Đắk Lắk, chi nhánh NHCSXH thành phố Huế tập trung vào việc cải thiện kênh giao tiếp với khách hàng thông qua sáng kiến xây dựng hệ thống bản đồ số điểm giao dịch. Đây là bước đi nhanh chóng, kịp thời của NHCSXH thành phố Huế khi triển khai mô hình chính quyền tại địa phương 02 cấp .

Từ ngày 01/7/2025, TP. Huế chính thức triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp. Sự thay đổi này dẫn đến việc điều chỉnh phạm vi quản lý, địa điểm và phương thức tổ chức giao dịch của NHCSXH tại các phường, xã. Trong bối cảnh đó, sáng kiến bản đồ số ra đời nhằm mục đích số hóa trực quan mạng lưới điểm giao dịch, giúp khách hàng - đặc biệt là những người ở vùng sâu vùng xa, khách hàng mới - dễ dàng xác định vị trí và phương thức liên hệ với ngân hàng. Đây là một bước đi tiên phong, phù hợp với vị thế của thành phố Huế là đơn vị dẫn đầu cả nước về chính quyền điện tử và dịch vụ công trực tuyến.

Hệ thống bản đồ điểm giao dịch số NHCSXH thành phố Huế

Hệ thống được xây dựng trên nền tảng web, tương thích hoàn toàn với cả máy tính và các thiết bị di động thông minh. Thay vì phải cài đặt ứng dụng, người dùng chỉ cần truy cập website của chi nhánh để sử dụng các tính năng tìm kiếm và định vị. Khách hàng và cán bộ có thể: (i) Tìm kiếm trực quan: Hiển thị toàn bộ mạng lưới điểm giao dịch theo từng xã, phường trên bản đồ; (ii) Tra cứu thông tin chi tiết: Từ địa chỉ, tọa độ đến thông tin cán bộ phụ trách địa bàn và thông tin hoạt động chung; (iii) Định vị và dẫn đường: Tích hợp tính năng dẫn đường từ vị trí hiện tại của người dùng đến điểm giao dịch, kết nối trực tiếp với Google Maps.

Đặc biệt, hệ thống này không yêu cầu người dùng cài đặt phần mềm phức tạp hay phát sinh chi phí bản quyền, giúp khách hàng vùng sâu, vùng xa dễ dàng tiếp cận dịch vụ tín dụng chính sách.

Việc áp dụng bản đồ số mang lại lợi ích thiết thực cho ba nhóm đối tượng chính. Đối với khách hàng, nó giảm thiểu thời gian đi lại và tăng khả năng tiếp cận các dịch vụ tín dụng chính sách. Đối với cán bộ ngân hàng, đây là công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác điều hành, kiểm tra thực địa và hướng dẫn người dân. Đối với đơn vị, sáng kiến góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp, hiện đại, phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong hoạt động ngân hàng.

Dù tiếp cận ở hai khía cạnh khác nhau, cả hai sáng kiến từ chi nhánh NHCSXH tỉnh Đắk Lắk và chi nhánh NHCSXH thành phố Huế đều gặp nhau ở mục tiêu: lấy công nghệ làm đòn bẩy để nâng cao hiệu quả phục vụ, hướng tới một hệ sinh thái số toàn diện, góp phần thực hiện hiệu quả phong trào “Bình dân học vụ số”của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số.

Xuân Hà VBSP